STUDI KELAYAKAN OTOMASI PENCATATAN MAJALAH (SUATU MODIFIKASI KARDEKS DI PDII-LIPI)

Abstract

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengungkapkan kelayakan otomasi pencatatan penerimaan, penagihan dan penjilidan majalah di PDII-LIPI. Pengumpulan datanya dilakukan pada tahun 2002 melalui observasi terhadap sistem pencatatan majalah pada kardeks dan basis data yang ada. Data yang diperoleh diimalisis secara deskriptif melalui interpretasi berdasarkan pengetahuan dan informasi yang berkaitan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa otomasi pencatatan dan pengawasan majalah sudah layak dilakukan di PDII-LIPI dengan memanfaatkan basis data majalah yang sudah ada. Data penerimaan majalah dapat dicatat di dalam ruas "catatan isi" yang sudah tercantum di dalam struktur basis data, sedangkan untuk pencatatan data penagihan dan penjilidan majalah harus dibuat dan ditambahkan ruas yang baru di dalam basis data yang sama. Sistem pencatatan dan pengawasan majalah tersebut mudah dioperasionalkan tanpa perlu mendefinisikan panjang ruas ke dalam jumlah karakter tertentu. Hal ini dikarenakan basis data majalah di PDII-LIPI menggunakan program WIN/SIS yang menganut sistem panjang ruas bebas tanpa batas. Setiap cantuman data majalah perlu dipelihara yang konsisten sesuai dengan dinamika penerimaan, penagihan dan penjilidan majalah. Data penerimaan, penagihan dan penjilidan majalah perlu diubah, ditambah, dimodifikasi atau dihapus dari hari ke hari dan dari tahun ke tahun. Untuk modifikasi data tersebut perlu diciptakan format tampilan khusus yang dapat menampilkan suatu jajaran otoritas (authority file) berupa bibliografi majalah yang dilengkapi dengan data penerimaan, penagihan dan penjilidan majalah serta mengacu dan berurut menurut MFN.